Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches: zeitnah und in geschlossener Form


FG Schleswig-Holstein, Urteil vom 25.10.2006, 1 K 170/05 (rkr.)

Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn es erst im außergerichtlichen Vorverfahren mit einer Anlage der Kunden und mit Ziffern versehen wird, ob und wann welche Kunden besucht worden sind.

Die Eintragung der Insel „Sylt“ im Fahrtenbuch ist nicht ausreichend.

 

Praxis-Info!

Wird ein Betriebs-Kfz auch privat genutzt, ist diese private Nutzung

  • für jeden Kalendermonat mit 1% des inländischen Listenpreises (im Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. Kosten für Sonderausstattungen, einschl. USt) anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG, 1%-Regelung),
  • sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

 

Problemstellung

Streitig war im vorliegenden Fall, ob das von einem Unternehmer (ein Großhändler, der seine Waren auf der Insel Sylt vertreibt) geführte Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzusehen ist. Dieser hatte vorgefertigte Fahrtenbücher verwendet, die in Spalten Möglichkeiten zur Eintragung der erforderlichen Angaben vorsahen. Der Unternehmer machte in der Spalte „Fahrtzweck; Geschäftspartner; Ladung“ jedoch lediglich allgemein gehaltene Angaben, die keinen Rückschluss auf die besuchten einzelnen Kunden oder Geschäftspartner und deren zeitliche Reihenfolge zulassen. Erst nachträglich hat der Unternehmer während des Vorverfahrens die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner unter der Rubrik „Sonstige Angaben“ in die Fahrtenbücher eingetragen und entsprechende Verzeichnisse beigefügt.

Das Finanzamt hatte das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß anerkannt und wendete die 1%-Regelung (des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG) an.

 

Lösung

Das Finanzgericht folgte der Auffassung des BFH: Der Begriff des „ordnungsgemäßen“ Fahrtenbuchs ist zwar gesetzlich nicht näher bestimmt, aus der Rechtsprechung aber wie folgt umrissen (vgl. BFH-Urteil vom 16.3.2006, VI R 87/04, hier): Die Aufzeichnungen, welche dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen, müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

 

Praxishinweis:

Erforderliche inhaltliche Angaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches sind im Wesentlichen (vgl. BFH-Urteil vom 16.3.2006, VI R 87/04, hier):

1. Datum der Fahrt,

2. Fahrtziel/e,

3. aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner bzw.

4. konkreter Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (z.B. Behörde, Filiale, Baustelle).

5. Kilometerstände/Gesamtkilometerstand.

 

Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen (vgl. BFH-Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05, BC 3/2006, S. VI, hier): Um eine unzutreffende Zuordnung auszuschließen, ist die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis notwendig, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen kenntlich werden zu lassen.

Erleichterungen in der Darstellungsform sind zwar möglich; diese dürfen aber nicht die leichte und einwandfreie Nachprüfung der beruflichen und privaten Fahrten gefährden.

Die im vorliegenden Fall nachträglich gefertigten Aufzeichnungen genügen nicht der Anforderung, das Fahrtenbuch in geschlossener Form und zeitnah zu erstellen. Eine zweifelsfreie Ermittlung der besuchten Kunden anhand der Kundenliste ist im Nachhinein nicht mehr möglich.

Die Eintragung „Sylt“ als Reiseziel ist nicht ausreichend. Die Insel kann nicht als abgeschlossener Ort angesehen werden, zumal neben der Stadt Westerland noch 6 Gemeinden auf ihr bestehen. Auch ein Vergleich mit den Taxifahrern im sog. Pflichtfahrgebiet scheitert an der Ausnahmestellung dieser Personengruppe. Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs sind nicht auf andere übertragbar (vgl. BFH-Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05, a.a.O.).

 

Vertiefungshinweis:

Einen umfassenden wie kompakten Leitfaden zu den Anforderungen an die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs (mit Muster eines Fahrtenbuchs) bietet Hoffmann in der BC-Juli-Ausgabe 2006, S. 175 ff.

 

[Anm. d. Red.]

BC 1/2007